1. ดูแลคนให้ปลอดภัยก่อน
เมื่อพบไฟ ควัน น้ำไหลเข้า หรืออาคารผิดปกติ ให้พาคนออกจากจุดเสี่ยงและขอความช่วยเหลือจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หากมีแผนฉุกเฉินให้ทำตามแผนและคำสั่งเจ้าหน้าที่ อย่ากลับไปหยิบกรมธรรม์หรือถ่ายภาพในพื้นที่อันตราย
งานตัดไฟ ปิดวาล์ว หยุดเครื่อง หรือจัดการสารอันตรายต้องให้ผู้ที่มีความรู้และหน้าที่ดำเนินการ การทำผิดวิธีอาจกระทบระบบอื่นได้ คู่มือเคลมใช้แทนคำสั่งของผู้ควบคุมเหตุไม่ได้
การช่วยชีวิตและระงับอันตรายที่จำเป็นไม่ควรรออนุมัติจากบริษัทประกัน หลังปลอดภัยและได้รับอนุญาตแล้วจึงบันทึกสิ่งที่ทำ หากไม่มีภาพช่วงเกิดเหตุก็อธิบายเหตุผลตามจริงได้
- ตรวจว่าคนออกมาครบ รวมช่าง ผู้มาติดต่อ และคนส่งของ
- เคารพเขตกั้นและคำสั่งห้ามเข้า แม้ต้องการเก็บหลักฐาน
2. ให้มีคนติดต่อหลักหนึ่งคน
เจ้าของกิจการ ธุรการ คนทำบัญชี หรือกรรมการนิติบุคคลอาจเป็นคนติดต่อหลักได้ เลือกคนที่บริษัทประกันติดต่อกลับได้ และจดว่าหากคนนี้ไม่ว่างให้ติดต่อใคร ไม่จำเป็นต้องตั้งทีมใหม่
ถ้ามีของหลายเจ้าของ ให้แยกตั้งแต่ต้น เช่น สินค้าของร้านกับสินค้ารับฝาก หรือของส่วนกลางกับของในห้องชุด จดชื่อและเบอร์ติดต่อเจ้าของไว้ เพราะเหตุเดียวอาจเกี่ยวข้องกับหลายกรมธรรม์
เริ่มจากโฟลเดอร์ในโทรศัพท์หรือแฟ้มกระดาษหนึ่งแฟ้ม เก็บรูป ข้อความแจ้งเหตุ (Notification of loss) และเอกสารที่หาได้ไว้ด้วยกัน หากคุยผ่านกลุ่มสนทนา ให้บันทึกข้อความสำคัญไว้ด้วยเพื่อไม่ต้องไล่ค้นภายหลัง
- จดชื่อและเบอร์คนติดต่อหลักกับคนที่ช่วยรับเรื่องแทน
- หาเลขกรมธรรม์ ชื่อผู้เอาประกัน และช่องทางแจ้งเหตุเท่าที่หาได้
3. แจ้งเหตุโดยไม่ต้องรอเอกสารครบ
ตรวจวิธีและกำหนดเวลาแจ้งเหตุจากกรมธรรม์ของคุณ แล้วแจ้งบริษัทโดยไม่ชักช้าตามเงื่อนไข หากหาเอกสารไม่เจอ ให้ติดต่อนายหน้าหรือบริษัทประกันเพื่อขอช่วยค้น ไม่ต้องรอใบเสนอราคาซ่อมครบก่อนเริ่มติดต่อ
บอกชื่อผู้เอาประกัน สถานที่ วันเวลาที่พบเหตุ ของที่เห็นว่าเสียหาย และเบอร์ติดต่อกลับ เลขกรมธรรม์ให้แจ้งถ้าหาได้ ส่วนสาเหตุ จำนวนของ หรือยอดที่ยังไม่รู้ ให้บอกว่ายังตรวจอยู่
เก็บวันเวลาที่แจ้ง ชื่อผู้รับเรื่อง และเลขเคลมถ้ามี หากเริ่มทางโทรศัพท์ ให้ถามว่าต้องส่งข้อความหรือเอกสารยืนยันต่ออย่างไร ถ้าแจ้งผ่านนายหน้า ให้ขอหลักฐานว่าบริษัทรับเรื่องแล้ว
- แยกสิ่งที่เห็นเองออกจากข้อมูลที่คนอื่นบอก
- ถามกำหนดเวลาของกรมธรรม์ฉบับนี้ ไม่ใช้จำนวนวันจากเรื่องเคลมครั้งอื่น
4. นัดสำรวจและถามก่อนเปลี่ยนสภาพ
บอกบริษัทว่าพื้นที่ปลอดภัยให้เข้าได้หรือยัง และถามว่าจะนัดสำรวจหรือใช้เอกสารใดพิจารณา อย่าถือว่าบริษัทจะเข้าพื้นที่ทุกกรณีหรือเพียงรับแจ้งแล้วจะมีคนมาตามเวลาที่คุณคาด
ถ้าต้องย้ายของ ปิดรั่ว หรือคลุมของเพื่อไม่ให้เสียเพิ่ม ให้คนที่มีความรู้ประเมินความปลอดภัย งานที่รอได้ควรถามบริษัทเรื่องการสำรวจและหลักฐานก่อนทำ ส่วนงานที่รอไม่ได้เพราะอันตรายให้จัดการตามความจำเป็นแล้วบันทึกเหตุผลเมื่อปลอดภัย
ถ่ายภาพจากจุดที่ปลอดภัยและได้รับอนุญาต อย่ารื้อจุดที่เจ้าหน้าที่ต้องตรวจหาสาเหตุ และอย่าเพิ่งทิ้งซากที่เก็บได้อย่างปลอดภัย หากมีคำสั่งให้กำจัดหรือเก็บไม่ได้ ให้แจ้งข้อจำกัดและถามเรื่องหลักฐานทดแทน
- ถามว่าควรเตรียมรูป ใบซื้อ รายงานช่าง หรือเอกสารอะไรสำหรับครั้งแรก
- จดวันนัด ผู้เข้าสำรวจ และสิ่งที่ต้องเตรียม ไม่จำเป็นต้องมีผังอาคารเป็นทางการ
5. ตัวอย่างสมมติ: น้ำรั่วใกล้ห้องควบคุม
ตัวอย่างสมมติ: คอนโดพบฝ้าเปียกใกล้ห้องควบคุม ผู้ดูแลกั้นพื้นที่และเรียกช่างที่มีความรู้มาตรวจความปลอดภัยก่อน ตอนนั้นยังไม่รู้ว่าน้ำมาจากท่อส่วนกลาง ห้องชุด หรือจุดอื่น จึงแจ้งเพียงสิ่งที่พบ
กรรมการที่รับประสานงานจดแยกอุปกรณ์ส่วนกลาง ฝ้า และของในห้องชุดที่มีผู้แจ้งเข้ามา พร้อมเบอร์เจ้าของ ไม่สรุปว่าความเสียหายทั้งหมดเกิดจากท่อส่วนกลาง
หลังปลอดภัยจึงเก็บรูป รายงานช่าง และค่าใช้จ่ายเร่งด่วน พร้อมแจ้งบริษัทว่างานใดทำแล้วและงานใดยังรอตรวจ ตัวอย่างนี้เป็นวิธีเริ่มเก็บข้อมูล ไม่ตัดสินว่าใครต้องรับผิดหรือประกันจ่ายรายการใด
- จดว่าใครพบอะไร เวลาใด และส่วนไหนยังไม่ยืนยัน
- ขอรายการเอกสารตามทรัพย์สินและเจ้าของแต่ละส่วน
6. จดให้คนอื่นตามต่อได้
ก่อนจบวันหรือส่งต่อให้คนอื่น จดสั้น ๆ ว่าตอนนี้พื้นที่เป็นอย่างไร แจ้งใครแล้ว รออะไร และต้องโทรหาใครต่อ หากดูแลเรื่องคนเดียว บันทึกนี้ก็ช่วยให้ไม่ลืมในช่วงที่มีงานหลายอย่างพร้อมกัน
หากพบว่าข้อมูลเดิมผิด เช่น จำนวนสินค้าหรือเวลาที่พบเหตุ ให้แจ้งแก้พร้อมเหตุผล ไม่ต้องเดาให้ครบตั้งแต่ครั้งแรก การได้เลขเคลมหรือมีคนเข้าสำรวจยังไม่ใช่การอนุมัติความคุ้มครอง
คำแนะนำทางโทรศัพท์ที่เกี่ยวกับการซ่อมหรือทิ้งซากควรส่งข้อความสรุปกลับเพื่อขอยืนยัน และแยกจากคำอนุญาตด้านความปลอดภัย หากมีภาพกล้องวงจรปิดที่เกี่ยวข้อง ให้ผู้มีสิทธิช่วยสำรองก่อนถูกบันทึกทับเมื่อทำได้อย่างปลอดภัย
- บริษัทรับแจ้งแล้วหรือยัง และนัดติดต่อครั้งต่อไปเมื่อใด
- งานใดต้องทำเร่งด่วน งานใดรอได้ และเก็บหลักฐานอย่างไร
- รูป ใบเสร็จ และข้อความสำคัญอยู่ที่ไหน คนช่วยงานเปิดดูได้หรือยัง
แหล่งข้อมูลและเอกสารอ่านต่อ
ตรวจแหล่งข้อมูลล่าสุด · BCR เรียบเรียงโดยมี AI ช่วย
กรมป้องกันและบรรเทาสาธารณภัย — คู่มือปฏิบัติงานตามแผนป้องกันและระงับอัคคีภัย (แนวทางแผนฉุกเฉิน)
MSIG ประเทศไทย — การเคลมประกันภัยทรัพย์สินและเบ็ดเตล็ด
กรุงเทพประกันภัย — ขั้นตอนการเรียกร้องสินไหมอื่น ๆ (ตัวอย่างกระบวนการของบริษัท)
เอกสารอ้างอิงช่วยอธิบายหลักการและตัวอย่าง แต่เงื่อนไขและขั้นตอนอาจต่างกันตามบริษัทประกัน เมื่อต้องใช้กับธุรกิจของคุณ ให้เช็กตารางกรมธรรม์ เงื่อนไข และเอกสารแนบท้ายฉบับที่ถืออยู่ด้วย